COMO SE ADMINISTRAR UM CONDOMÍNIO:

Não importa que o condomínio tenha 3 ou 300 blocos; não importa se ele é de casas ou apartamentos. O importante na administração de qualquer condomínio é:

1.  Ter um Regimento Interno que contemple todos os assuntos;

2.  Ter mm síndico que saiba, deseje e queira trabalhar, de forma organizada e estruturada com os e-mils de todos os proprietários e inquilinos em seu computador; fichas cadastrais arquivadas em pastas, dentro das quais deverão ser também arquivadas todas as comunicações ao morador ou ao inquilino (com cópia para ciência ao proprietário), cumprindo e fazendo cumprir fielmente tudo o que determina o Regimento em todos seus aspectos.

3.  Fiscalizar e atribuir fiscalização a serviços e terceiros e depois confirmar sua completa e fiel execução de tudo o que é permitido e que é proibido dentro do condomínio, estando explicito no regimento.

4.  A prioridade, em qualquer aquisição, tem sempre que ser voltado aos moradores e não aos interesses únicos do Síndico.

DE ONDE VEM O DINHEIRO USADO EM UM CONDOMÍNIO?

1.  De pagamento de taxas condominais;

2.  De taxas extras (quando for o caso);

3.  10 ou 5% (dependendo do que diz o RI ou a Convenção) de todo o valor arrecadado mensalmente deve ser depositado em um Fundo de Reserva, só podendo ser retirado com valores autorizados pelo  AG ou se esta deu autorização ao CF e somente para casos emergenciais e para pagamento de dívidas contratadas pela administração, esgotados todas as possibilidades de recebimento de dívidas e taxas condominiais;

4.  Ao contrário de aumentar o valor das taxas condominiais, o condomínio deve buscar fontes de receitas alternativas (aluguel de vagas de garagens aos moradores, aplicação de multas em caso de infração às normas que estejam contrárias ao disposto no Regimento como estacionamento irregulares em garagens, colocação de roupas em partes visíveis do Edifício, manter a cobrança atualizada usando medidas administrativas de acordo. Em não surtindo efeito desejado, usar a Lei de autoria do deputado Luiz Castro aprovada e sancionada pela ALE para esse fim; transferindo o controle financeiro para o próprio condomínio com a instalação de um programa financeiro de controle da CEF; rever contratos de prestadores de serviços, sempre promover cotação de preços escolhendo os menores em todos os serviços a serem executados)

O SÍNDICO PODE USAR PARA USAR PARA SI O DINHEIRO DO CONDOMÍNIO?

Não! O dinheiro não lhe pertence.  Ele é resultado de um orçamento de administração composto por todas as despesas condominiais somadas, acrescidos mais 10 ou 5% de Fundo de Serva, estabelecido em Lei dividas pelo número de apartamentos existentes no Condomínio. Ele pertence aos moradores e só com autorização destes em AG, poderá ser movimentado.

COMO FUNCIONA O FLUXO ADMINISTRATIVO DENTRO DE UM CONDOMÍNIO?

Tudo tem início sempre, na portaria. O trabalho dos porteiros é o termômetro para que o administrador que  não é onipresente; e o sindico nem sempre tem tempo para ver as coisas que acontecem, possam tomar qualquer decisão.

Se a portaria, que chamo aqui de “os olhos do administrador”, não anotar as coisas que estão contra as normas do Regimento, nada acontecerá e surgirão os abusos, pois sem a devida anotação, não se poderá notificar qualquer morador sobre qualquer irregularidade que venha a ser constatada e a constatação encontra-se com a fé pública do porteiro! Tudo tem que constar nos livros da portaria, ou no de moradores ou no dos porteiros, que também farão anotações de irregularidades que contrariem o regimento, cabendo à empresa/administrador/síndico ou quem de direito tomar as providências para fazer estancar o fato em sua origem.

A PORTARIA PODE ABORDAR ALGUM MORADOR NESSE PROCESSO?

Não!

Tão somente registrar no livro tudo o que perceber em desacordo com o regimento do Condomínio. Daí a importância de a portaria fazer toda e qualquer anotação. Porteiro não pode abordar morador, chamá-lo à atenção porque estacionou em vaga demarcada exclusivamente, por exemplo, para deficientes físicos, cadeirantes etc. Cabe aos colaboradores da portaria anotar no livro tudo o que percebem de irregularidades e não se limitar a escrever no livro: “recebemos o serviço dos porteiros da noite sem qualquer alteração”. Esse procedimento é totalmente errado!

“ALTERAÇÕES”, COMO SÃO DEFINIDAS:

Tudo o que o Regimento não permite, é uma alteração. Se o administrador ou o síndico não tomarem qualquer medida, a portaria, ao menos, cumpriu seu dever.

RECLAMAÇÕES DE MORADORES:

Devem ser registradas no livro de ocorrência destinado aos moradores para que providências sejam tomadas ou não. Sem isso, nenhuma providência poderá ser tomado nesses casos por falta de registros.

QUAL O PAPEL DO ADMINISTRADOR DE UM CONDOMÍNIO QUANDO CHEGAR AO SEU LOCAL DE TRABALHO?

Na portaria, apanhar os livros dos porteiros, dos moradores e analisá-los, tomando providências que lhe couber dentro de suas competências (comunicados, avisos, cobranças) e, aos qual não tiver competência, levar para o Síndico e os apresentar, apresentando-lhe idéias de soluções. “Podemos fazer isso, podemos fazer aquilo etc.”. Quando receber determinações ou solicitações do síndico deverá cumpri-las satisfatoriamente. Criar, implantar e fiscalizar o cumprimento do quadro de trabalho para cada pessoa, determinando a periodicidade de cada trabalho.

PAPEL DO SÍNDICO NESSE PROCESSO

Organizar administrativamente todo o processo interno conforme o disposto no regimento; mandar fazer cotações de preços e escolher sempre o menor; buscar opções de serviços concorrentes que sejam terceirizados (administração, manutenção, limpeza, portaria etc); tomar conta de um dinheiro que não lhe pertence; cumprir e fazer cumprir todo o regimento, fiscalizar quando achar que alguma coisa não está sendo bem feita!
Definir prioridades  que levará à a aprovação da AG  (investimentos, manutenção preventiva, corretiva etc).
Sendo aprovados os investimentos, informar na ATA a data da aprovação de um ou mais investimentos que fará. Sem aprovação de AG, nenhum investimento poderá ser feito!

SE OS COLABORADORES FOREM CONTRATADOS DO PRÓPRIO CONDOMÍNIO, O QUE DEVE FAZER  O ADMINISTRADOR?

Elaborar um Chek List, atribuir tarefas e fiscalizar as  que lhes são atribuídas e, após fiscalizá-las identificar e saber se foram ou não bem executadas. Caso não o terem sido, chamá-los à sala da administração e pedir que refaçam o trabalho.

QUAL O PAPEL DO SÍNDICO PERANTE O ADMINISTRADOR?

Fiscalizar o trabalho do administrador; identificar se ele está fazendo um trabalho eficiente e eficaz e cobrar quando ele não o fizer corretamente.

E SE A EMPRESA ADMINISTRADORA FOR TERCEIRIZADA?

Cabe ao Síndico realizar um bom contrato, a partir do Regimento Interno do Condomínio, declarando o que pode e o que não pode acontecer dentro do Condomínio e chamar a empresa prestadora de serviços para conversas seguidas até que tudo se normalize.

Elaborado por

Carlos Costa – ex diretor do SEST/SENAT por 12 anos, ex-professor universitário na área de Serviço Social, ex-presidente da Jari da Polícia Rodoviária Federal,  membro da segunda turma da Jari da extinta EMTU por quatro anos e ex-presidente da Comissão Estadual de Emprego em dois mandatos intercalados, por rodízio, hoje aposentado.

Ex-Síndico do Condomínio Florência Residencial Park, em três oportunidades

Sub-Síndico Síndico do Condomínio Geneve por 120 dias para a reestruturação financeira, administrativa e operacional. Concluída essas etapas, apresentei minha renúncia com apenas 2,83% de moradores inadimplentes dos 56% dos que não pagavam taxas condominiais porque a síndica anterior se recusava a efetuar cobranças para não se indispor com moradores e não cumprir e nem fazer cumprir o regimento aprovado.